Wie kann ich die Rechnungsnummern bearbeiten?

In den Firmeneinstellungen kann man die Art der Belegnummer wählen. (Auftrags-ID, Fortlaufende Nummer, Jahr-Fortlaufende Nummer) Ebenso gibt es dort die Möglichkeit zu bestimmen, ob die Belegnummer editierbar sein soll.

Gibt man dies frei, kann man beim Bearbeiten einer Veranstaltung die Belegnummer am oberen Rand frei eingeben. Es wird entweder die schon generierte angezeigt, oder es erscheint ein leeres Feld mit dem Hinweis „noch nicht generiert“.
Belegnummer werden immer beim ersten Erzeugen des entsprechenden Beleges (Angebot, Rechnung, …) erzeugt und gespeichert.
Gibt man nun einen Wert ein, erscheint eine Vorschlagsliste, die einem signalisiert, ob eine Belegnummer frei oder schon vergeben ist. Man kann nun einen Vorschlag übernehmen, oder die Liste schließen um den eingegebenen Wert zu übernehmen. Man sollte aber beim Freigeben der Funktion Belegnummer editieren sehr darauf achten, dass man keine doppelten Belegnummer erhält, oder Lücken in der fortlaufenden Vergabe entstehen. Dies könnte Probleme bei einer Steuerprüfung ergeben.

TIPP: Für Einsteiger in das Programm wird die Aufgabe sein, an die bestehenden Belegnummern anzuknüpfen.

Hier empfiehlt es sich einen Dummyauftrag anzulegen, in dem dann für jeden Belegtyp (Angebot, Auftragsbestätigung, Rechnung, ..) die zuletzt im alten System vergebene Belegnummer eingetragen wird.

Dazu öffnen Sie erst einmal die Firmeneinstellungen und den Reiter „Erweiterte Einstellungen“. Hier wählen Sie bei „Belegnummer editierbar“ -> „ja“ und bei „Belegnummernwarnung ausschalten“ setzen Sie das Häkchen. Danach die Einstellungen speichern.

Jetzt erstellen Sie den Dummy-Job und bearbeiten ihn noch einmal. Sie können dann oben auf „Belegnummern anzeigen“ klicken und die Nummern eintragen. Danach den Auftrag speichern.

Nun bitte auf alle Fälle die Belegnummernwarnung wieder einschalten und am besten auch die Freigabe zum Belegnummern editieren wieder zurücknehmen.

Beim erstellen des ersten Beleg, egal welcher Typ und in welchem realen Auftrag, wird dann die nächste Nummer verwendet.