E-Rechnungen und XRechnungen mit Musiker-Job

Was ist der Unterschied zwischen einer E-Rechnung und einer XRechnung?

Eine E-Rechnung ist eine elektronisch strukturierte Rechnung, die von Computersystemen automatisch verarbeitet werden kann. In Musiker-Job wird standardmäßig das ZUGFeRD-Format verwendet. Dabei handelt es sich um eine normale PDF-Rechnung, in die zusätzlich die strukturierten Rechnungsdaten eingebettet sind.

Eine XRechnung hingegen besteht ausschließlich aus einer XML-Datei ohne sichtbares PDF-Dokument. Sie erfüllt die Anforderungen öffentlicher Auftraggeber in Deutschland.

Welche Rechnungsformate erstellt Musiker-Job?

Wenn in den Firmeneinstellungen unter „Erweiterte Einstellungen“ die Option „E-Rechnung im ZUGFeRD-Format“ aktiviert ist (Standardeinstellung), werden beim Erstellen einer Rechnung automatisch folgende Dateien erzeugt:

• PDF-Rechnung mit eingebetteter E-Rechnung (ZUGFeRD)
• XRechnung (XML-Datei)

Die jeweiligen Dateiformate erkennen Sie direkt an der Bezeichnung der erzeugten Dokumente im Dokumentenbereich.

Wann benötige ich eine XRechnung?

Eine XRechnung wird insbesondere für Rechnungen an:

• Bundesbehörden
• Landesbehörden
• Städte und Gemeinden
• öffentliche Einrichtungen

benötigt. Dieser Bereich wird als B2G (Business-to-Government) bezeichnet.

Was ist eine Leitweg-ID?

Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ist in der Regel eine Leitweg-ID erforderlich. Diese dient der eindeutigen Zuordnung der Rechnung innerhalb der Verwaltung.

Die Leitweg-ID erhalten Sie von Ihrem Auftraggeber bzw. Rechnungsempfänger.

Wichtig:
Damit eine XRechnung gültig erstellt werden kann, muss die Leitweg-ID im entsprechenden Kontakt hinterlegt sein.

Wo hinterlege ich die Leitweg-ID?

Öffnen Sie den jeweiligen Kontakt des Rechnungsempfängers und tragen Sie die Leitweg-ID in das dafür vorgesehene Feld ein. Anschließend kann Musiker-Job eine gültige XRechnung erzeugen.

Wie übermittle ich eine XRechnung an Behörden?

Die erzeugte XML-Datei kann anschließend über das jeweilige Rechnungsportal des Empfängers eingereicht werden.

Für Bundesbehörden erfolgt die Einreichung beispielsweise über das Zentrale Rechnungseingangsportal (ZRE) oder andere vom Auftraggeber genannte Plattformen.

Kann ich meine E-Rechnung oder XRechnung prüfen?

Ja. Zur technischen Validierung von E-Rechnungen und XRechnungen können Sie beispielsweise folgenden kostenlosen Online-Dienst nutzen:

👉 https://www.portinvoice.com/

Dort können Sie Ihre erzeugten Dateien hochladen und auf formale Fehler oder fehlende Pflichtangaben prüfen lassen.

Werden meine bisherigen PDF-Rechnungen weiterhin erstellt?

Ja. Bei aktivierter ZUGFeRD-Funktion erhalten Sie weiterhin eine normale PDF-Rechnung für Ihre Unterlagen und Ihren Kunden. Zusätzlich werden die erforderlichen elektronischen Rechnungsdaten automatisch integriert und die passende XRechnung erzeugt. Dadurch erfüllen Sie sowohl die gesetzlichen Anforderungen als auch die Anforderungen öffentlicher Auftraggeber.